21 Май 2009

В разделе PowerPoint, Новости, фишки

Как правильно сохранять презентации PowerPoint?

presentation_roomВ редакцию пришло письмо… В смысле — мои слушатели, отучившиеся у меня на курсах, продолжают задавать .  на сей раз — о том, как сохранить презентацию PowerPoint так, чтобы она не исказилась при просмотре на другом компьютере.

Особенно это актуально для тех, кто использует версию — в ней используется новая коллекция шрифтов, много новых визуальных эффектов и анимаций, не поддерживающихся в предыдущих версиях. К сожалению, при неправильном сохранении все это может оказаться недоступным. И в то же время умеет охранять так, что ничто из перечисленного не потеряется! Как? Читаем ниже.

Итак, разберем наиболее характерные ошибки и научимся обходить подводные камни.

1.  Как мы обычно сохраняем презентацию?

Ну, известно как — меню файл-сохранить… Ой, в 2007 нет меню файл. Для сохранения жмем кнопку «Офис» (круглая кнопка в левом верхнем углу) и выбираем «Сохранить». Не стоило бы об этом и писать, если бы не одно «но». В каком формате вы собираетесь сохранять презентацию? По умолчанию Microsoft Office 2007 сохрняет презентацию в файле с расширением .pptx. Это внутренний формат Power Point 2007.

save

У него есть две неприятный для нас особенности. Во-первых, если вы попробуете прочитать этот файл на компьютере, на котором не установлен Microsoft ,  то у вас ничего не получится  Office 2003 не умеет читать этот формат (впрочем, его можно научить, но об этом — в другом месте). Вторая причина — менее очевидна, но она, на мой взгляд, не менее важна.

Попробуйте сохранить презентацию, а затем откройте её, щелкнув два раза по иконке файла. Что произойдет? Правильно — запустится Microsoft Office Power Point 2007 (если он установлен на вашем компьютере) и откроется… Окно редактирования Power Point. Конечно же, вы знаете, что запустить показ можно нажатием клавиши F5. Но — представьте себе ситуацию. Вы выступаете  на солидном мероприятии. Вы подготовили презентацию, призванную показать все достижения вашей работы, презентация должна «убить» всех присутствующих потрясающим дизайном и тонко выверенными анимациями, которые точно в срок раскрывают особенности вашей работы…

Но вместо этого слушатели видят… изнанку, рабочую кухню вашего проекта! На мой взгляд,  это абсолютно недопустимо. Это — яркий пример непрофессионализма. К сожалению, мало кто из наших лекторов чувствует, что их работа — сродни работе артиста. Тут нет мелочей. По одежке встречают,  и то, как вы начинаете презентацию — накладывает сильный отпечаток и на содержательную часть.

Маленькое лирическое отступление. Недавно именно такой пример непрофессионализма проявили сотрудники компании Microsoft на конференции   «День некоммерческих организаций Microsoft«, когда сотрудник этой компании на глазах изумленных слушателей для возврата к предыдущему слайду не нашел способа лучше, нежели выходить в режим редактирования, выбирать нужный слайд, и показывать его всем. При чем проделал он эту операцию раз десять во время своего доклада. На мой взгляд, он расписался в собственном непрофессионализме. «А чо там — пипл схавает». Не схавает.

Как же нужно сохранять презентацию? Я рекомендую в этом случае сохранять ее как «Демонстрацию»:

save2

При этом она сохраняется в специальном формате .ppsx, который при двойном щелчке по файлу автоматически запускает показ презентации.

Впрочем, и этот способ работает только тогда, когда программа Microsoft Office 2007 установлена  том компьютере, на котором будет показываться презентация.

2. Как сохранять презентацию Power Point, чтобы быть абсолютно уверенным в том, что она будет показана на любом компьютере?

Как ни странно, именно эта возможность реализована в программе Microsoft Office Power Point 2007 очень хорошо. И тем более удивительно, что очень мало кто этой возможностью пользуется.

Дело в том, что Power Point позволяет собрать вместе все ресурсы, необходимые для показа презентации (шрифты, медиа-файлы, и даже проектор, позволяющий показать презентацию даже на компьютере, на котором не установлен Microsoft Office)  и сохранить это в одной папке. Для того, чтобы сделать это надо выбрать в Главном меню команду «Опубликовать» , а затем — «Подготовить для компакт-диска».

save3

Пусть слово «компакт-диск» вас не смущает — вы можете подготовить подборку в любой папке на вашем компьютере.

Просто укажите расположение в следующем окошке:

save4

В первом окне указываем «Копировать в папку…», а во втором, которое откроется после нажатия кнопки, указываем, в какую папку копируем все файлы.

Не забудьте указать, что нужно включить все связанные файлы в пакет (просто ответьте «Да», когда об этом спросят) — это даст вам полностью автономный наборчик, в котором, чтобы показать презентацию, нужно просто запустить файл play.bat.

save5

При этом вы можете абсолютно не задумываться — установлен ли на компьютере Microsoft Office Power Point или е установлен, установлены ли те или иные «хитрые шрифты или не установлены — «Все свое ношу с собой!»

Кстати, если внимательно посмотрите содержимое папки, то увидите и исходный файл с вашей презентацией — при чем в формате презентации Office 2003! Так что можете еще и модифицировать этот файл при чем в старых версиях офиса.

Так что со всех сторон это — правильное решение.

Мой блог находят по следующим фразам
как удалить предыдущую версию офис 2007
офис 2007 скачать пробную версию
самая лучшая программа для восстановления файлов после форматирования флешки
формулы в Excel
besplatno microsoft offise
вордпресс получение почты с почтового ящика

Возможно, Вас заинтересует также информация по следующим ключевым словам, которую обычно ищут на моем сайте
можно ли вернуть к жизни испорченный диск
восстановление файлов excel 2007
формула в Excel r[1]c[1]
microsoft office 2007 скачать бесплатно
программа восстановления данных после форматирования
программа которая включает компьютер

Метки:, , , , , , , , , , , ,

, , , , , , , , ,

  • Kitten-kseniya

    У меня та же фигня(((

  • 702 94

    Скажите как презентацию перевести в формат видео???

  • http://shperk.ru shperk

    Абсолютно аналогично PowerPoint 2007 — действуйте по инструкции к 2007 и
    будет вам счастье

  • Paceva-daha

    Скажите пожалуста как публиковать 2010 powerpoin в интернете??Срочно

  • http://shperk.ru shperk

    Во время сохранения происходит ошибка. Скорее всего при доступе к диску.
    Попробуйте записать на другой диск

  • Felina_an

    Добрый день. Создала презентацию, а она у меня не сохраняется, пишет: «для отмены сохранения нажмите ESC» почему??? уже все перепробовала (((

  • http://shperk.ru shperk

    Формат презентаций 2010 такой же. как и для 2007 — .pptx, поэтому простое
    сохранение презентации даст совместимость и с powerPoint 2010 и с PowerPoint
    2007.
    Для сохранения совместимости с PowerPoint 2003 нужно сохранить в формате
    2003 — .ppt
    А вообще все пункты статьи применимы и к PowerPoint 2010 — просто прочтите
    статью и выполните рекомендации

  • Nastyushka

    У меня Microsoft Power Point 2010 как правильно сохранять чтобы читал на другом компьютере 2003,2007 ??
    прошу помогите очень срочно ((

  • Kagee

    Спасибо огромное! Вы мне очень помогли

  • Dashok

    Сделала презентацию, сохранила как тут показано, а на определенном слайде звук съезжает. Что делать?

  • Dashok

    Сделала презентацию, сохранила как тут показано, а на определенном слайде звук съезжает. Что делать?

  • http://shperk.ru shperk

    Да, также, как обычно открываешь файлы

  • S999777333

    А в Microsoft Office PowerPoint 2010 нужно выбирать ярлычок «Файл»?

  • http://shperk.ru shperk

    Что такое «готовая к просмотру презентация»?
    Если это — «демонстрация PowerPoint»? то есть файл, который двойным щелчком
    запускается на просмотр презентации, то его просто можно открыть из
    PowerPoint через файл (Офис) — Открыть — и найти нужный файл

    после чего сохранить как обычную презентацию PowerPoint

  • Marinabodrova

    Прошу извинить. Возможно я не так ясно сформулировала свой вопрос, но попробую уточнить. Я имела ввиду тот факт, что презентация сохранена другим человеком в формате Демонстрация PowerPoint с расширением .pps. А мне необходимо её исправить, и как я поняла, для этого перевести её в формат ррt.. Как мне лучше это сделать? Спасибо. Марина

  • Marinabodrova

    Прошу извинить. Возможно я не так ясно сформулировала свой вопрос, но попробую уточнить. Я имела ввиду тот факт, что презентация сохранена другим человеком в формате Демонстрация PowerPoint с расширением .pps. А мне необходимо её исправить, и как я поняла, для этого перевести её в формат ррt.. Как мне лучше это сделать? Спасибо. Марина

  • Marinabodrova

    Добрый день! Нашла много интересного для себя. Если не затруднит, прошу Вашей консультации по следующему вопросу: Как можно уже готовую к просмотру презентацию вернуть в рабочий формат, , т.е., когда в ней нужно что- изменить или дополнить. Спасибо. Марина

  • http://shperk.ru shperk

    play.bat — обычный пакетный командный файл. Если Вы «вытаскиваете» его
    их папки с презентацией. то должны прописать путь к файлу презентации
    вручную. Просто откройте play.bat в блокноте и исправьте текст, чтобы
    получилось примерно следующее:
    c:папка_с_презентациейPPTVIEW.EXE /L «c:папка_с_презентациейplaylist.txt»
    Где c:папка_с_презентацией — путь к вашей папке
    С уважением,
    Анатолий Шперх
    http://shperk.ru

    25 сентября 2010 г. 19:42 пользователь Disqus
    написал:

  • Vetlina7

    Спасибо за совет, так и сделала-все получилось!, но не понравилось наличие большого числа файлов в одной папке, где этот самый нужный play.bat «теряется», делаю презентацию для школы (для особо одаренных учителей)) хотелось бы чтоб основной запускающий файл был как-то отдельно, убираю все «добро» в папку, play.bat отдельно конечно не работает…Как можно сделать чтобы все же он работал и был как-то отдельно?

  • TiSkut

    Спасибо!))

  • TiSkut

    Спасибо!))

  • TiSkut

    Спасибо!))

  • http://shperk.ru shperk

    Защита в PowerPoint — не самое сильное место. Штатно информацию в презентации можно защитить только переводя слайд в JPEG картинку. Не самый лучший вариант, ИМХО.
    Про способы защиты в PowerPoint, подобные описанные вами, ничего не слышал. Возможно, они реализованы в виде каких-то надстроек, но вряд ли — не нужно ждать от PowerPoint, что он может все.
    Да и — надо ли?

  • http://shperk.ru shperk

    Запустить презентацию по определенной клавише нельзя, но можно сапускать первый слайд, а на нем сделать элемент управления, который позволит перейти к следующему слайду только по нажатию определенной клавиши.

  • Irishka

    Как сохранить презентацию в PowerPoint2007, но там прописать какую-нибудь функцию на каждом слайде, чтобы она запускалась только по 1-й определенной клавише и другие клавиши были не активны. Плюс в еще не запущенной презентации, нельзя было ничего менять и нажимать определенные клавиши, программа сразу бы выкидывала из программы или никак не реагировала бы.

  • http://shperk.ru shperk

    В формате видео, конечно.
    Смотри по этому поводу отдельную статью у меня на сайте

  • Zn66-ia

    Спасибо все понятно, но вот в каком формате надо записывать на диск сделанную в офисе презентацию, для просмотра в любом dvd

  • http://shperk.ru shperk

    Ну, у вас, судя по письму проблема не в том, что приложение плохо прописано,
    а в том, что вы умудрились сохранить презентацию в файле с неверным
    расширением.
    Просто выберите «Сохранить как» и сохраните правильно.

  • anna1991

    а как тогда правильно задать приложение?

  • http://shperk.ru shperk

    В подобных случаях надо всегда пытаться открыть файл через меню
    файл-открыть.
    Если вы пытаетесь открыть файл двойным щелчком, компьютер анализирует
    расширение (тип файла) и пытается подобрать приложение, ассоциированное с
    этим типом. Если расширение задано неверно (как в вашем случае), компьютер
    не может определить приложение и не может открыть файл.
    В общем, запускайте Поверпоинт, жмите на кнопку Офис — открыть и ищете свой
    файл.

  • anna1991

    огромная проблема! сделала презентацию в Microsoft Office PowerPoint 2007. попыталась ее открыть. открылась надпись: не яляется приложением Win32. и сохранилась она как 2007 Microsoft Office component. как это исправить?

  • stasss

    Да намучался Я что и не говори… для начало посоветовали мне создать свою презентацию в PowerPoint
    Разобрался я в ней легко…. Наворотил я там свою презентацию с множеством ссылок и кнопок для удобства … давай сохранять … а все не так уж просто… не обходимо сохранить так чтоб человек даже без офиса мог открыить и посмотреть ее НО … это невозможно… даже подготавливая на диск все ссылки чудом (чудовищным) способом перемешиваются… кнопки светятся некрофильмом, а самым неприятным что он предлагает лицензирование какое-то … даже винде где нет Ворда..

  • http://shperk.ru/shperk/aHR0cDovL2FuZWtkb3R5bGFuZC5ydS8= grezy

    Спасибо большое за инфу, а то весь инет перелопатил.

  • http://shperk.ru shperk

    Да не за что — подпишитесь на обновления сайта — будете все получать в
    первую очередь

  • 777371

    Здравствуйте! Огромное спасибо за статью!

  • http://shperk.ru/shperk/aHR0cDovL2RlLW96LmJsb2dzcG90LmNvbS8= Michael de`Oz

    Полезная фишка. Надо попробовать

  • иностранец

    В Вашем тексте союз «причём» Вы много раз написали раздельно. Это неправильно, господин учитель.

  • Pingback: » Как я пытался найти, где бы скачать Microsoft Office 2007 бесплатно *** "Не волнуйтесь, я сейчас все объясню!"()

  • http://shperk.ru shperk

    Действительно, в версии 2003 эта опция называется «подготовить для
    компакт-диска»
    Чем Вы пытаетесь открыть презентацию?
    В полученной папке есть много файлов, для того, чтобы правильно открыть
    презентацию, надо выполнить bat-файл. Кажется, он называется start.bat
    Файл ppt, который расположен в той же папке — это та же презентация, точнее,
    ее исходник. Не открывайте этот файл напрямую х только если Вам надо его
    отредактировать.
    Скорее всего Вы открываете именно его, при этом презентация ищет
    присоединенные файлы и не находит их. немного смущает сообщение о
    рассинхронизации — вообще-то этого происходить не должно.

  • http://shperk.ru shperk

    Действительно, в версии 2003 эта опция называется «подготовить для
    компакт-диска»
    Чем Вы пытаетесь открыть презентацию?
    В полученной папке есть много файлов, для того, чтобы правильно открыть
    презентацию, надо выполнить bat-файл. Кажется, он называется start.bat
    Файл ppt, который расположен в той же папке — это та же презентация, точнее,
    ее исходник. Не открывайте этот файл напрямую х только если Вам надо его
    отредактировать.
    Скорее всего Вы открываете именно его, при этом презентация ищет
    присоединенные файлы и не находит их. немного смущает сообщение о
    рассинхронизации — вообще-то этого происходить не должно.

  • Людмила

    Анатолий. Сделали презентацию в 2003 г. Там нет «опубликовать». Есть сразу «подготовить для компакт-диска». Сделали, скопировали в папку. При включении на другом ком. открывается как обычная рабочая презентация, а при включениее «начать презентацию» все зависает (изображение очень и очень отстает от текста). Мы уже мучаемся не первый месяц. Что делать?

  • Людмила

    Анатолий. Сделали презентацию в 2003 г. Там нет «опубликовать». Есть сразу «подготовить для компакт-диска». Сделали, скопировали в папку. При включении на другом ком. открывается как обычная рабочая презентация, а при включениее «начать презентацию» все зависает (изображение очень и очень отстает от текста). Мы уже мучаемся не первый месяц. Что делать?

  • Pingback: » Во всем виноваты эти проклятые игры! на сайте "Не волнуйтесь, я сейчас все объясню!"()

  • Pingback: Почему мы такие хорошие, а все вокруг – хуже? | Не волнуйтесь, я сейчас все объясню!()

  • Pingback: Управление почтовым ящиком, часть I: определение и контроль размеров | Не волнуйтесь, я сейчас все объясню!()

  • Bisaram

    очень удачно наткнулся на Вашу статью) спасибо)

  • http://shperk.ru shperk

    Вы пользуетесь портативной (portable) версией офиса? Она работает медленнее, чем стационарная. Опять-таки попробуйте сохранить по моему способу и сравните результат.

  • Анна

    У меня есть флеш-версия офиса 2007. . При просмотре щелчек срабатывает не сразу, а примерно через 5 сек. Возможно это — нормально?

  • http://shperk.ru shperk

    Для того, чтобы все шрифты отображались корректно, воспользуйтесь тем самым способом, который я описал в своей статье — соберите файлы для компакт-диска. При сохранении презентации в формате старой версии Power Point подбирает наиболее похожие шрифты, но абсолютного совпадения может и не быть. Сборка для диска обычно включает файлы шрифтов в комплект для показа.

  • Анна

    Здравствуйте, Анатолий. Хочу спросить у Вас совета. У меня есть флеш-версия офиса 2007. Я сделала презентацию в поинте этой версии но возникли следующие проблемы. 1. Есть разница в шрифтах и их цвете, хотя я ни чего не настраивала отдельно. Формально шрифт один и тот же но выглядит по разному. Где можно поменять цвет шрифта я не нашла. Возможно это из-за того, что я водила текст в окошки «заголовок слайда» и «текст». Как тогда откорректировать?, Или надо всё переделывать? На тест листе шрифт выглядел одинаково, хотя цвет различается.