Google Docs как система документооборота для небольших компаний

На Хабре недавно прочитал статью, в которой рассказывается, как использовать гугл-докс в качестве системы простейшего документооборота для небольших компаний.

Очень любопытная статья. Она еще раз показывает, что для организации грамотной работы небольшой компании совершенно необязательно разворачивать собственные CRM системы и прочий специальный софт. Большинство задач решаются в обычных офисных программах. Если, конечно, уметь в них работать. Потому что беда наших «специалистов» — в том, что из всех решений в большинстве случаев выбирается самый дорогой. Если требуется убрать красные глаза на фотографии — требуется фотошоп. Для учета десятка заказчиков — CRM система.

Однако все. что описал автор — прекрасно реализуется в любой электронной таблице — будь то Docs, или таблицы OpenOffice. Преимущество же веб приложений Google — в том, что они   позволяет удобно координировать работу удаленных сотрудников, совместно редактировать (в том числе одновременно) общие документы, иметь общее хранилище документов, собирать данные и проводить мониторинг изменений.

Еще одним преимуществом этого решения является возможность   собрать всю документацию на одном Google Site с ограничением доступа. Ну. и, конечно же  поддержка экспорта-импорта документов основных офисных систем. В общем действительно удобное и быстрое решение. Предлагаю вашему вниманию текст этой статьи. Не секрет, что многие студии используют большое количество внештатных специалистов. Это могут быть дизайнеры, программисты, тестеры, верстальщики, да кто угодно, кто необходим компании. И в принципе эта ситуация полностью повторяет общую ситуацию в мире, когда коммерция переходит в рамки сетевых компаний, с распределением функций.

И компании, и отдельные фрилансеры могут находиться в других городах, часто даже странах. Коммуникации осуществляются посредством средств связи, благо технологии позволяют. Однако удаленное общение накладывает определенные особенности на организацию деятельности. В частности оборота документов, организации систем планирования и контроля. Ведь нам необходимо сделать так, чтобы информация вовремя доставлялась партнерам, исполнителям, заказчикам. Необходимо, чтобы велся общий учет данных. Необходимо, чтобы разница часовых поясов не влияла на сдвиги рабочего времени или усложняла коммуникации. Для всех таких целей есть программное обеспечение, которое способно решить эти проблемы. Но зачастую оно дорогостоящее, и не по карману небольшой веб-студии. Кроме того, для разных целей может использоваться разное ПО, что требует усложненной IT-инфраструктуры.

В своей практике для организации онлайн-документооборота я предлагаю использовать . Конечно это не является полноценной заменой, однако может послужить как промежуточное решение проблемы до того момента, как компания разрастется и сможет позволить себе полноценную инфраструктуру на основе серьезных продуктов. Для этого можно использовать таблицы, текстовые редакторы, все, чем сейчас располагает . Например для собственно учета проектов может быть использована таблица с несколькими вкладками: такими как проекты, заказчики, исполнители, сотрудники (штатные), поставщики, документы по проектам, документы по поставщикам, потенциальные клиенты. Как выглядит вкладка «проекты», показано на рисунке 1.

Рис.1 image

Поля:

• Компания – тут все понятно, у студии есть список клиентов, для которых выполняются работы. Для кого-то одна, для кого-то постоянно, поэтому группировку разумно проводить по названию клиентов.

• Контактное лицо. Контактное лицо берется не просто написанием контактного лица, а проставлением соответствия из вкладки заказчиков (то же самое для других полей). Это делается для того, чтобы не потерять данные. В самом деле, вносим проект, собираемся проставить ссылку на контактное лицо, лезем во вкладку «заказчики», и видим к примеру, что такого контактного лица нет. Тут же его вносим, таким образом данные теряются с меньшей вероятность.

• Собственно название проекта.

• Этапы. Проекты удобно делить на этапы, так как и оплата в ряде случаев, и планирование сроков делается поэтапно.

• Бюджет проекта. Логично разделить его на безнал и нал, особенно фрилансерам-менеджерам, которые зачастую работают не по договору, а с джентльменскими соглашениями. Цветовая индикация определяет оплачен или нет этап.

• Документы. Опять же ссылка из отдельной вкладки «документы», где хранятся перечни документов. Делается такая вкладка затем, чтобы всегда можно было понять, какие документы есть по проекту, и где они в данный момент находятся. Поверьте, такой чет очень полезен, в случае, когда заказчик или вы забыли отправить или получить какие-либо доки.

• Колонки «Менеджер» и «Исполнитель». Собственно ответственное лицо, тот, кто ведет проект. Так же ссылка на либо ячейку вкладки, либо сотрудники, либо исполнители например, в зависимости, штатный специалист используется или удаленщик.

• Тип работы – тут все в общем-то понятно.

• Бюджет на исполнителя. Для простейшего контроля над затратами проекта колонка просто необходима. Кроме того, договоренности о финансах никуда не потеряются. • Сальдо. Собственно разница между потраченным на работы специалистов и полученным как оплата. Характеристики других вкладок:

• Заказчики, исполнители, поставщики и сотрудники. В этой вкладке общие две колонки – ФИО и контакты. Для Заказчиков кроме того – компания, для исполнителей – специализация, для сотрудников – специализация и зарплата и премии.

• Документы (поставщики и исполнители) – компания, проект, список документов (с указанием, где сейчас документ). • Потенциальные клиенты – особая вкладка. Для учета потенциальных клиентов, с которыми ведутся переговоры. Промеры полей на рисунке 2, в описании они в общем-то не нуждаются, за исключением колонки статуса. Цветовая индикация показывает, в какой стадии переговоры. Например серый – переговоры, красный – отказ, зеленый – договор подписан. Это нужно для анализа так называемой воронки продаж.

Рис. 2 image

Второй пример использования – фиксирование стандартов разработки, дизайна или верстки. Так как команда распределена, часто могу подключаться новые люди, полезно дать им документ, который поможет им ознакомиться с теми правилами, которые приняты в компании или данной конкретной команде. Это может быть просто текстовый файл или что-то, сделанное на ваш вкус. Ну и третий – таблица замечаний по проекту, для проведения тестирования. Конечно есть онлайн-задачники, баг-трекеры и прочие возможности учета багов, однако в распределенной команде с большой текучкой и ротацией зачастую трудно привести всех к одному стандарту. А Google Docs доступен всем. Выглядит такой файл так, как показано на рисунке 3.

Рис. 3

image Обсуждение бага может идти левее колонки комментария. Цветовая индикация – критичность. Основная сложность – прикрепление файлов. Можно ввести колонки привязки к конкретному исполнителю. Вот такая вкратце система. Возможно, у вас есть свои примеры использования документов Google в управлении процессами разработки. Или может быть, вы используете другие средства, я буду рад о них узнать.

Великопольский Вячеслав VelikopolskyV собака nologostudio.ru

Возможно, Вас заинтересует также информация по следующим ключевым словам, которую обычно ищут на моем сайте
microsoft office 2007 скачать бесплатно
Скачать SANAKO Study 1200
программа автоматического включения ноутбуков
скачать бесплатно Office 2007 с ключами
презентации power point вставить в блог
microsoft office 2003 скачать бесплатно

Метки:, , , ,

, , ,