30 Окт 2010

В разделе Outlook

Как ускорить работу Microsoft Office Outlook

Как ускорить работу Microsoft Office Outlook

Если у вас Microsoft Office Outlook стал безбожно тормозить (а это с продуктами Microsoft случается), то, как обычно надо проверить две  вещи:

  1. Что мешает Outlook’y выполнять свою работу?
  2. Что мешает вам выполнять свою работу в Outlook’e

Начнем с первого пункта.

Тут есть несколько моментов, на которые следует обратить внимание.

Во-первых, проверьте, используете ли вы  Microsoft Office SP2. Сам Microsoft признает, что в SP1 были проблемы с производительностью.

Если обновления не требуются, то главная причина, по которой Outlook тормозит является очень большой объем почтовых баз.

Вы храните свои письма на локальном компьютере? А проводите периодическую архивацию?

Включение функции автоматической архивации почтовых баз Outlook — на мой взгляд самая главная операция, которую нужно выполнить для ускорения работы Outlook. В процессе архивации выполняется оптимизация структуры файла личных папок (PST) путём перемещения устаревших записей, сообщений и редко используемых данных в архивный файл. После выполнения данной операции сокращается время доступа к хранящейся в почтовой базе информации и, как следствие, ускоряется загрузка и работа приложения. Для настройки автоархивации нужно проследовать в меню «Сервис -> Параметры -> Дополнительно»:

ускоряем Outlook

 

Ещё один способ оптимизации Outlook — сжатие файлов outlook.pst, archive.pst и других, представленных на вкладке «Файлы данных» окна «Настройка учётных записей». По каждому из них необходимо дважды щелкнуть мышью и кликнуть по кнопке «Сжать». Операция сжатия сократит размер почтовых баз путем ликвидации из них удалённых писем и непроиндексированных сообщений. Кстати, перед выполнением сжатия нелишне будет заглянуть в меню «Сервис -> Очистка почтового ящика» и выполнить удаление заведомо ненужных писем.

Также стоит проверить файлы данных Outlook на предмет ошибок и ликвидировать их. Для этого в рабочей директории программы (как правило, это папка C:\Program Files\Microsoft Office\Office12) предусмотрена утилита scanpst.exe. Её нужно запустить, указать путь к PST-файлам и щёлкнуть по клавише «Начать» для запуска процесса анализа структуры почтовых баз и исправления неточностей.

ускорение outlook

Если с архивацией и целостностью данных все в порядке, стоит проверить, не подключены ли к вашему Outlook’y надстройки, которые вы не используете.

В Outlook 2007 модуль управления списком установленных расширений представлен в центре управления безопасностью. Просто отключите те надстройки, которые вы не используете в настоящее время.

ускорение работы outlook

Следующий пункт, это RSS Feeds в MS Outlook. Заманчиво, конечно, читать все RSS прямо в почтовике, но файл, содержащий эти RSS растет лавинообразно и существенно замедляет работу. не используйте встроенный в Outlook RSS ридер — для этого есть специальные программы.

Последнее, на что следует обратить внимание, это Business Contact Manager. Подумайте, а нужен ли он вам?

Диспетчер контактов Outlook — это некий эрзац Exchange, размещенный на бесплатном сервере Microsoft. Это может быть неплохим решением для малого бизнеса (а именно для него оно и предназначено), но для обычного пользователя никакой у=ценности этот диспетчер не представляет. попросту удалите его:

  1. Закройте Outlook.
  2. В меню Пуск  выберите   Панель управления.
  3. В панели управления дважды щелкните значок Установка и удаление программ.
  4. В списке Установленные программы и обновления выберите Диспетчер контактов для Outlook 2007 и удалите его.

Проверив, все ли в порядке с Outlook’ ом, вспомним, что в нашей системе есть еще одно звено — вы сами.

Грамотная работа с программой может реально повысить скорость работы в разы. Как, например, насчет использования горячих клавиш?

В Outlook’e используются много шорткатов, вот только некоторые самые очевидные:

  • Ctrl + N создает новое письмо, встречу, контакт, в зависимости от того, в каком разделе Outlook вы находитесь.
  • Ctrl + R отвечает на открытое или выделенное письмо
  • Ctrl + Shift +R заменяет кнопку «ответить всем»
  • Ctrl + F пересылает письмо
  • Ctrl + Alt + R отправить ответ, назначив встречу
  • Ctrl + Enter отправляет ваше письмо.

Если вам не нравится использование горячих клавиш (в самом деле — держать в голове всю эту контрол-дребедень напряжно, иногда вспоминаю ту или иную комбинацию потратишь больше времени, чем сэкономишь), стоит вспомнить, что в Outlook’e есть замечательная панель outlook, которая собирает иконки у левого края окна Outlook.

Мало кто знает, что эта панель легко настраиваема — в нее можно поместить практически любой ярлык.

Чтобы создать ссылку на панели Outlook, просто перетащите на нее необходимый элемент. Например, откройте список папок Outlook, разверните его и перетащите одну из папок на панель Outlook. На панели появится ссылка для этой папки. После размещения в панели всех необходимых ссылок пользхователь может пересортировать их, перетаскивая иконки в другое место на панели.

Чтобы создать ссылку на панели Outlook, щелкните на ней правой кнопкой мыши и выберите пункт Ярлык для панели Outlook. Выберите папку или введите путь к ресурсу в стандарте UNC (universal naming convention)  типа \\server\folder\ и нажмите Ok.

Для того, чтобы добавить URL сайта, которым вы постоянно пользуетесь, можете просто перетащить иконку из строки адреса Intenet Explorer в панель Outlook

 

 

 

Метки:

  • Mdv

    Здравствуйте, Поставил оутлук 2010. У меня как раз та проблема, что письма остаются на сервере и я не могу найти место где поставить эту галочку. Поскажите пожалуйста. Спасибо

  • Shark_kg

    Спасибо очень полезная была информация!

  • Shark_kg

    Спасибо очень полезная была информация!

  • Pkondaurov

    Добрый день!
    Как переопределить горячие клавиши в outlook 2010? кнопка «сменить сочетание клавиш» в настройке ленты отсутствует
    Очень нужно переопределить сочетания клавишь (F12, которая у меня в пунтосвичере используется)
    В 2007 офисе я нашел, как это сделать. Поставил 2010, настройки горячих клавиш он обнулил, а как заново из переопределить найти не могу.
    вот на этом сайте есть скрин, где видна эта кнопка в настройке ленты, у меня ее нет.
    http://www.oszone.net/11638/Microsoft_Office_hot_keys#n

    Версия офиса — профессиональный плюс 2010.

  • http://shperk.ru shperk

    В настройках указано не «не удалять письма с сервера», а как раз наоборот —
    «удалять письма с сервера при получении», эту опцию нужно нужно ОТключить

  • Lokan

    Здравствуйте! Извините, не знаю как к вам обращаться…
    Я пользуюсь Outlook 2010, а раньше Outlook 2007, проблема в том, что при сборе почты с сервера Outlook не оставляет копии писем на Gmail. Хотя в настройках я указал «не удалять письма с сервера».
    Помогите пожалуйста исправить эту ситуацию.
    Спасибо.