15 Май 2009

В разделе Outlook

Управление почтовым ящиком, часть I: определение и контроль размеров

microsoft_office_small_buissiness_diskНачиная с сегодняшнего дня я планирую опубликовать серию уроков по продуктам серии  2007. Уроки разработаны специалистами компании Microsoft.

На удивление, серия уроков по изучению оказалась очень и очень достойной.

Итак, начнем.

Почтовый ящик стал слишком велик?

Захламление почтового ящика может привести к проблемам. Как показано на рисунке, некоторые поставщики услуг электронной почты или системные администраторы запрещают отправлять либо принимать электронную почту по достижении почтовым ящиком определенного размера. Вы можете получить, а можете и не получить уведомление об этом.

za102356241049

Если это уже произошло (или вскоре произойдет), значит, настало время сократить размер почтового ящика. Даже если вы не получаете предупреждений, избавление от ненужных сообщений повышает эффективность работы с более важными данными. Например, из-за большого количества сообщений в почтовом ящике поиск необходимых данных может оказаться затруднительным.

Что означает слишком большой размер почтового ящика?

Почтовый ящик и папки, элементы Outlook и их размер

Почтовый ящик состоит из папок. Размер почтового ящика зависит от содержимого папок.

Как показано на рисунке, почтовый ящик состоит из папок. Размер почтового ящика зависит от размера и количества сообщений в папках. При отправке и получении сообщений, назначении встреч, добавлении контактов и создании задач эти папки заполняются; соответственно, почтовый ящик тоже заполняется.

При хранении сообщений на сервере ограничения размера почтового ящика обычно устанавливает системный администратор. (Не расстраивайтесь, если вы точно не знаете, где хранится ваша электронная почта. В конце этого занятия вы узнаете, как это выяснить на практике.) Ограничения размера могут меняться в широких пределах: от 1 МБ до 2 ГБ и более. Чтобы узнать конкретные ограничения для вашего почтового ящика, необходимо провести небольшое исследование. Эти сведения можно получить на веб-узле поставщика услуг электронной почты либо у системного администратора, сотрудников ИТ-отдела или поставщика услуг Интернета.

Когда размер почтового ящика достигает верхнего предела, администратор может ограничить функциональные возможности почты: например, при 90 МБ вы получите предупреждение, при 100 МБ вам будет запрещено отправлять сообщения, а по достижении 110 МБ — получать сообщения.

В приложении также установлен предельный размер почтового ящика, равный 20 гигабайт (ГБ), что для электронной почты очень много. Если почтовый ящик достигнет такого размера, приложение запретит принимать в этот ящик данные. Решение? Время сделать уборку.

Далее вы узнаете, как определить размер почтового ящика. В конце этого занятия вы на практике определите размер своего почтового ящика.

Просмотр размера почтового ящика

Список папок в области переходов; выбор пункта "Размеры папок" под списком папок для вызова диалогового окна "Размер папки"

Диалоговое окно Размер папки.

Чтобы быстро узнать размер почтового ящика, выведите в области переходов список папок и щелкните под списком папок пункт Размеры папок. Поскольку размер выводится по папкам, диалоговое окно Размер папки удобно для определения общего размера почтового ящика, а также для определения размера отдельных папок.

Обратите внимание, что размер указан в килобайтах (КБ). Что делать, если системный администратор говорит о размере в мегабайтах? К счастью, соотношение между килобайтами, мегабайтами и гигабайтами простое: в одном мегабайте 1024 килобайта, а в одном гигабайте 1024 мегабайта. Если вам сложно запомнить соотношение между килобайтами, мегабайтами и гигабайтами, не беспокойтесь. Сведения для преобразования одних единиц в другие приведены в кратком справочнике в конце курса.

Сообщения могут переполнить почтовый ящик

Сообщения с различными характеристиками

Сообщения имеют различный размер. Сообщения с вложениями имеют наибольший размер.

Ранее уже упоминалось, что размер почтового ящика определяется размерами его папок. Логично предположить, что размер папки зависит от размера хранящихся в ней сообщений (а также встреч в календаре, контактных данных, заметок и т. д.). Размер сообщения увеличивается при использовании определенных атрибутов, например изысканного форматирования, изображений и вложений.

Средний размер сообщений меняется в широких пределах для разных организаций и пользователей. По самой грубой оценке, средний размер сообщения составляет приблизительно 30 КБ. Как и для почтового ящика, ограничения на размер сообщения устанавливает системный администратор на уровне сервера.  Следовательно, изменить эти ограничения в Outlook их нельзя.

Теперь, когда вы знаете о причинах увеличения размера почтового ящика, давайте рассмотрим, как его уменьшить.

Поиск сообщений большого размера

Воспроизведение Перемотка

Чтобы просмотреть анимированный пример сортировки сообщений по размеру в табличном представлении, нажмите кнопку Воспроизвести.

Если необходимо сократить общий размер почтового ящика или определенной папки в почтовом ящике, один из способов заключается в том, чтобы прочитать сообщения, ответить на них, а затем сохранить их в файле или удалить в зависимости от размера. Для этого можно воспользоваться возможностью отслеживать в приложении Outlook размер отдельных сообщений. Например, можно отсортировать сообщения таким образом, чтобы вывести их по убыванию размера. Если необходимо знать точный размер каждого большого сообщения в почтовом ящике, необходимо переключиться на табличное представление.

Чтобы просмотреть анимированный пример сортировки сообщений по размеру и вывода размера сообщений в табличном представлении, нажмите кнопку Воспроизвести.

После того как найдены большие сообщения, необходимо принять решение о том, следует ли их сохранить (с учетом размера). Не знаете, что можно сделать кроме удаления? В ходе этого курса вы узнаете о возможных вариантах действий, а в следующем эти варианты будут рассмотрены более подробно.

Сохранение вложений отдельно от сообщения электронной почты

Команда "Сохранить как" в меню кнопки Office; выбрана команда "Сохранить вложения"

Команда Сохранить вложения в меню кнопки Microsoft Office.

При просмотре сообщений вы заметите, что зачастую больший размер имеют сообщения с вложениями. Если вам не нужно хранить вложения в почтовом ящике, не храните. Вместо этого при чтении сообщений нажмите кнопку Microsoft Office, выберите команду Сохранить вложения и сохраните вложения в удобном месте на жестком диске. (Кнопка Microsoft Office появляется при открытии окна сообщения.)

После сохранения вложения сообщение можно удалить (если оно больше не нужно).

Совет. Перед сохранением вложений на жестком диске выберите местоположение, которое впоследствии можно будет легко вспомнить. Например, если в сообщение вложена фотография, ее можно сохранить в папке Рисунки или Мои рисунки. Кроме того, при сохранении вложения присвойте ему имя, которое впоследствии позволит вспомнить его содержимое и контекст, в котором оно использовалось.

Сообщение перестало быть актуальным или полезным? Переместите его в хранилище на собственном компьютере

Почтовый ящик на сервере, файлы хранилища на компьютере пользователя

Может показаться, что электронная почта находится на вашем компьютере, поскольку именно там вы ее просматриваете. Однако зачастую почта хранится на почтовом сервере до тех пор, пока вы не переместите ее в папку на своем компьютере.

Пример: при использовании интернет-службы электронной почты (например, Windows Live Hotmail) или сервера Microsoft Exchange Server (как во многих крупных организациях) электронная почта скорее всего хранится на сервере. В этом случае один из способов сократить размер почтового ящика заключается в перемещении сообщений в папку на локальном компьютере. Это выполняется, например, при архивации сообщений с помощью функции автоархивации.

Остались о механизме работы хранилища? Не волнуйтесь, далее в курсе будет подробно рассказано о хранении сообщений в папках на локальном компьютере.

Очистка папки «Удаленные»

Два способа очистить папку "Удаленные": в диалоговом окне "Параметры" и щелчком правой кнопки мыши

Мы только что рассмотрели, как перемещать сообщения в папки на локальном компьютере. Другой способ вывода электронной почты из почтового ящика заключается в ее удалении и последующей очистке папки Удаленные.

Каждый раз при удалении сообщения электронной почты оно помещается в папку Удаленные, которая обычно находится на сервере, а не на локальном компьютере. Эта папка быстро увеличивается в размере, поэтому ее необходимо очищать. Поскольку в первую очередь вы, вероятно, собираетесь избавиться от удаленных сообщений, их окончательное удаление является безопасным способом сокращения размера почтового ящика.

Можно указать время и способ очистки папки Удаленные: автоматически каждый раз при выходе из приложения Outlook либо вручную в любое удобное время. На рисунке показано, где именно в приложении Outlook выполняется очистка.

Выноска 1 Автоматическая очистка. Выберите в меню Сервис главного окна Outlook пункт Параметры. На вкладке Дополнительно установите флажок Очищать папку «Удаленные» при выходе. После этого об очистке почтового ящика можно забыть.
Выноска 2 Очистка вручную. Если вы предпочитаете контролировать удаление элементов из папки Удаленные, очистить эту папку можно в любой момент щелчком правой кнопки мыши.

Защититесь от нежелательной почты

Сообщения, проходящие через фильтр нежелательной почты; нежелательные сообщения помещаются в папку "Нежелательная почта", остальные — в папку "Входящие"

Один из способов борьбы с нежелательной почтой заключается в предотвращении ее получения. Ниже приведены полезные советы о том, как это сделать.

  • Используйте фильтр нежелательной почты и отправляйте нежелательные сообщения туда, где им самое место — в папку «Нежелательная почта».
  • Не отвечайте на нежелательные сообщения или письма-рассылки.
  • Дважды подумайте перед тем, как щелкнуть в сообщении электронной почты ссылку типа «Щелкните здесь, чтобы удалить ваш адрес из списка рассылки».Отвечая на эти сообщения или щелкая ссылки, вы даете отправителю знать, что ваш адрес электронной почты активен, поощряя таким образом дальнейшую рассылку нежелательной почты.
Так как нежелательная почта и прочие незапрошенные сообщения (известные также как «спам») доставляют все больше неприятностей, в Outlook имеется ряд средств, предназначенных специально для борьбы с этим явлением.

Вы используете RSS? Выберите необходимые каналы

Технология RSS (Really Simple Syndication) — это прекрасный способ доставки новостей и данных непосредственно в Outlook. Сообщения, принимаемые по технологии RSS, как правило, помещаются в папку «RSS-каналы» почтового ящика. Если вы подписаны на каналы, которые создают большой объем трафика, то заметите, что вскоре почтовый ящик переполнится.

Для автоматического удаления старых элементов RSS-каналов по достижении определенного срока хранения можно воспользоваться функцией автоархивации в Outlook.

Универсальная очистка с помощью команды «Очистка почтового ящика»

Выбор команды "Очистка почтового ящика" в меню "Сервис" для открытия диалогового окна "Очистка почтового ящика"

Диалоговое окно Очистка почтового ящика.

В этом курсе приведены несколько способов определения размера почтового ящика и сообщений в почтовом ящике. Также были предложены несколько способов перемещения и удаления сообщений для сокращения общего размера почтового ящика. Хотите, чтобы все эти способы были доступны в одном месте? Это уже сделано в диалоговом окне «Очистка почтового ящика», которое вызывается из меню Сервис в главном окне Outlook.

Диалоговое окно Очистка почтового ящика предназначено для поиска и обработки сообщений электронной почты способами, с которыми вы вскоре ознакомитесь. Если необходимо очистить почтовый ящик, это можно сделать в окне «Очистка почтового ящика». Вы изучите возможности диалогового окна «Очистка почтового ящика» на практике (в следующем разделе).

Курс разработан компанией Microsoft

Мой блог находят по следующим фразам
скачать бесплатно офис 2007 с ключом
скачать офис 2007 бесплатно
скачать бесплатно microsoft office
Не могу удалить Microsoft Office 2007
как опубликовать презентацию powerpoint на сайте
карта спутник google

Возможно, Вас заинтересует также информация по следующим ключевым словам, которую обычно ищут на моем сайте
скачать microsoft office 2007
макросы в excel
восстановление данных после форматирования
скачать бесплатно office 2007
скачать майкрософт офис 2007 бесплатно
скачать microsoft office 2007 бесплатно

Метки:, , , , , , , ,

, , , , , , ,