03 Янв 2010

В разделе Outlook

Управление почтовым ящиком: варианты организации хранения почты


Кажется, совсем несложный вопрос: Где  хранится электронная почта?

Почта может храниться на сервере или в личной папке на вашем компьютере (файле личных папок, PST-файле). Сегодня мы поговорим о том, как сообщения хранятся на вашем компьютере.

Хранение сообщений локально, на собственном компьютере

Предположим, что вы решили сократить размер почтового ящика путем хранения сообщений электронной почты на своем компьютере (вместо их хранения, например, на почтовом сервере). Возможно, вам просто необходимо переместить часть сообщений, связанных с важным проектом, с одного компьютера на другой. Как это сделать? Где после выполнения этих действий будет храниться электронная почта?
Ответ: почта будет храниться в личной папке Outlook (файле личных папок, PST-файле). Существует два способа хранения почты в PST-файлах.

Причины локального хранения сообщений: экономия места на сервере, эффективное документирование, переносимость

Создание и использование личных папок (PST-файлов) выполняется в приложении Outlook довольно просто. Ниже приведен ряд причин, по которым следует использовать личные папки.

  • Освобождение места на сервере Личные папки следует использовать при получении от системного администратора уведомлений о том, что размер почтового ящика приближается к предельно допустимому.
  • Более эффективное документирование Используйте личные папки для хранения сообщений, необходимых для профессиональных или личных целей. Хранилище PST позволяет поддерживать «документальный след».
  • Переносимость Личные папки можно использовать для переноса или копирования сообщений с одного компьютера на другой, а также для резервного копирования на компакт-диск или иной съемный носитель.

Подумайте, прежде чем сохранить сообщения локально

Причины не хранить сообщения локально: один компьютер, один пользователь, политика организации

Доступ к сообщениям, хранящимся в PST-файле, в каждый момент времени может получить только один пользователь, поэтому политики в некоторых организациях не допускают или явным образом запрещают локальное хранение сообщений.

Мы только что рассмотрели преимущества этого подхода, однако также необходимо знать, что локальное хранение подходит не всем. Чтобы понять, подходит ли оно вам, необходимо принять во внимание приведенные ниже факты.

  • При использовании PST-файлов доступ к сообщениям в каждый момент времени возможен только с одного компьютера. Сообщения, хранящиеся в PST-файлах, менее доступны, чем сообщения на почтовом сервере. Сообщения хранятся на вашем компьютере, поэтому с другого компьютера они будут недоступны. (Способ обхода этого ограничения см. в последнем курсе серии.)
  • Одновременно с PST-файлом может работать только один пользователь. Даже при совместном использовании компьютера и предоставлении общего доступа к PST-файлу пользователь сможет открыть этот файл только после того, как работающий с файлом пользователь закроет файл.
  • Локальное хранение может быть запрещено политиками организации. В некоторых организациях приняты правила, определяющие, что можно и что нельзя хранить. Политики хранения организации могут запрещать создавать PST-файлы (или препятствовать их созданию). Вместо перемещения сообщений в собственные папки пользователям предоставляется доступ к особым «управляемым папкам». Как правило, создает такие папки и управляет ими системный администратор.

Пора приступить к действиям, используя функцию архивации

Диалоговое окно "Архивация", архивные папки на компьютере, на котором зеркально отображаются папки в почтовом ящике

Мы рассмотрели некоторые преимущества и недостатки локального хранения сообщений. Настало время рассмотреть способы. Начнем с архивации. Главное преимущество функции архивации (также известной как автоархивация) заключается в том, что для ее использования необходимо всего лишь нажать кнопку Да.

При обычной установке Outlook функция автоархивации включена по умолчанию. (В четвертом курсе серии будет показано, как изменить параметры по умолчанию.) Это означает, что как только вы нажали кнопку Да в окне сообщения Outlook «Выполнить автоматическую архивацию старых элементов сейчас?», функция автоархивации начнет выполнять свою работу.

Функция автоархивации перемещает сообщения в зависимости от срока их хранения. Это выполняется регулярно (например, каждые 14 дней), пока пользователь отвечает «Да».

Ниже приведен обзор работы этой функции.

Выноска 1 Чтобы запустить процедуру, нажмите кнопку Да.
Выноска 2 Сообщения перемещаются из почтового ящика…
Выноска 3 …в архивную папку.

Приложение Outlook создает эту папку автоматически.

Все вложенные папки почтового ящика автоматически зеркально отображаются в архивную папку, а сообщения перемещаются в эти вложенные папки в соответствии с их местоположением в почтовом ящике. Таким образом, функция архивации копирует структуру почтового ящика в архивную папку. На рисунке видно, что папки Alpine Ski House и Contoso выглядят в архивной папке точно так же, как и в почтовом ящике.

Опять-таки, приложение Outlook выполняет всю работу автоматически.

Как вы уже заметили, приложение Outlook выполняет большую часть работы автоматически. Если вы относитесь к тем людям, которым необходимо, чтобы все было аккуратно, но которых не интересует, как именно это будет сделано, функция архивации — это ваш выбор. Каким образом эта функция соотносится с личными папками? Этот вопрос мы рассмотрим далее.

Личные папки предоставляют максимальную степень контроля

Перемещение сообщений в области переходов из папки "Входящие" в личные папки

В отличие от функции архивации при использовании личных папок часть работы приходится выполнять самостоятельно. Это значит, что вам придется создавать папки и вложенные папки и помещать туда сообщения. Сообщения можно перемещать путем перетаскивания, с помощью команд меню или путем создания собственных правил. Каковы преимущества этого? Поскольку вы перемещаете сообщения сами, вы можете упорядочить их произвольным образом.

Подходит ли этот способ вам?

  • Вы периодически очищаете папку «Входящие».
  • Вы сохраняете сообщения каждый раз после прочтения.
  • Вы группируете сообщения по проекту, теме и иным важным категориям.
  • Вам нравится разрабатывать системы хранения и вы предполагаете обновить эти системы, например после завершения старых проектов и в начале работы над новыми.
  • Вы создаете правила для перемещения сообщений в указанные папки.

Если это так, то вам понравится та степень контроля, которую предоставляют личные папки.

В обоих случаях используются PST-файлы

Архив.pst и Личные папки.pst

Как вы уже знаете, и при использовании архивации, и при использовании личных папок сообщения перемещаются (а не копируются) в папку Outlook. В обоих случаях перемещенные сообщения всегда будут доступны в папке в области переходов Outlook.

Другое сходство заключается в том, что в обоих случаях папки, вложенные папки и находящиеся в них сообщения хранятся в файле, который называется файлом данных Outlook. Этот файл также называется файлом личных папок Outlook, PST-файлом и личным хранилищем (PST-файл хранится на вашем личном компьютере).

Дополнительный тип личной папки

Почтовый ящик, в котором в качестве основного места доставки используются личные папки

Для некоторых типов учетных записей доставка электронной почты осуществляется непосредственно в личную папку. Если электронная почта доставляется непосредственно на ваш компьютер, как это имеет место при использовании учетной записи POP3 или настроенной соответствующим образом учетной записи Exchange Server, ваш почтовый ящик будет подобен почтовому ящику, обведенному на рисунке красным цветом. Это означает, что в области переходов рядом со значком почтового ящика будет указано Личные папки.

Что это означает? Как правило, это означает, что электронная почта доставляется непосредственно в PST-файл на вашем компьютере. (По умолчанию этот файл называется Outlook.pst.) Даже если почта доставляется в личную папку такого типа, вы по-прежнему можете пользоваться функцией архивации или самостоятельно созданной личной папкой. Место на диске ограничено, папки заполняются, поэтому после наведения порядка поиск необходимых данных выполняется гораздо быстрее.

Мой блог находят по следующим фразам
как сохранять презентации
Microsoft сайт бесплатное
удалить office 2007
восстановление файлов на сайте
скачать бесплатно microsoft office word 2007
не везет сайт

Возможно, Вас заинтересует также информация по следующим ключевым словам, которую обычно ищут на моем сайте
определение размера почтового вложения
Mircrosoft Office 2007 ключ скачать
компьютерные курсы для пенсионеров
outlook 2003 хранение файлов
буфер обмена в MS Office
курсы для пенсионеров

Метки:, , , , , , , ,

, , , , , , ,