09 Июн 2010

В разделе PowerPoint

Почему почти все презентации PowerPoint ужасны и как этого избежать

почему PowerPoint так плохКогда вчера я проводил семинар по созданию эффективных презентаций, то поразился, насколько все же люди настроены считать PowerPoint «волшебной палочкой», которая, стоит ею махнуть, сама уложит их мысли в правильные формы и — вуаля!- вот она, готовая презентация.

,  создавая свою программу PowerPoint,  явно догадывался о таком подсознательном желании офисных пролетариев, и именно поэтому обвешал ее всевозможными мастерами и шаблонами — только чтобы создатель ни о чем не думал. Спору нет, многие из этих возможностей (цветовые схемы, например или стили) очень полезны и заставляют создателя всегда быть в разумных рамках. Но вот иные, такие как убогие вездесущие буллеты и ужасные клипарты, семь стандартных тем, которые кочуют из в презентацию, как переходящий карнавальный костюм, слегка потраченный молью, но еще почти целый — так же легко подхватываютя неофитами, как и вызывают притуп отторжения у любого мало-мальски знакомого с темой человека.

Надо сразу признать, что чудес не бывает — если вы хотите создать действительно хорошую презентацию, придется попотеть. Никакой «мастер» за вас ее не сделает.

Я писал уже, что необходимо относиться к   презентации, как к драматическому произведению — презентация — ни что иное, как спектакль, в котором один актер — Вы.  А PowerPoint — всего лишь декорация, реквизит, задник.

Презентацию нужно выстраивать по сем законам драматургии — с вступлением и кульминацией, не затягивая, но и не форсируя.

Кто из нас осознанно делает это? Молчание в ответ.

Сегодня наткнулся на перевод замечательной статьи Сета Година, одного из лучших презентаторов наших дней. 

Автор не размазывает PowerPoint по стенке, как делают это некоторые критики. Он подробно, шаг за шагом, разбирает что необходимо сделать презентатору, если он хочет создать действительно хорошую презентацию. В том числе и в PowerPoint.

Статья эта выложена на сайте translated.by, но мне показалось важным выложить ее текст целиком здесь, что я и делаю

Действительно плохой PowerPoint (и как этого избежать)

Почему ваши презентации такие плохие? (Подсказка: в этом нет вашей вины)

Что бы мы делали без Microsoft PowerPoint? Как бы мы общались друг с другом?

Инженеры создали PowerPoint как средство, помогающее им общаться с отделом маркетинга и наоборот. Разработчики PowerPoint видели его этаким лайфхаком — способом сэкономить время и деньги вместо того, чтобы делать слайды по-старому. Однако после выхода этого программного продукта, PowerPoint стал жить своей жизнью.

Это замечательная программа, позволяющая сократить вербальное общение. Да, вы можете послать служебную записку, но их уже никто не читает. Так как развитие компаний становится все стремительней, нам необходим другой способ передачи идей между группами. И здесь появляется PowerPoint.

PowerPoint мог бы стать самым мощным средством на вашем компьютере. Но этого не произошло.

На самом деле это полный провал. Почти все презентации PowerPoint просто ужасны. И большая часть вины лежит на Microsoft.

Microsoft встроила мастеры и шаблоны прямо в программу. И эти «полезные» инструменты и есть та главная причина из-за которой мы должны жить с многостраничными списками, огромными заголовками и ужасными фоновыми рисунками. Давайте даже не будем начинать говорить о встроенных иллюстрациях.

Я это не выдумываю! Когда собирался написать этот текст, я беспокоился, что не смогу найти достаточно плохой материал — думал, люди прячут такое. Удивительно, но я нашел этот и следующий слайд прямо встроенными в PowerPoint. И они должны служить хорошими примерами! [cлайды]

Это не «общение».

Это волшебное слово. Держать связь с аудиторией — это смысл PowerPoint’a. К сожалению, другие цели этой программы не ведут к качественной презентации.

Первое это то, что люди используют PowerPoint в качестве телесуфлера! Подумайте о всех посещенных вами презентациях, где выступающий на самом деле читал слайды. Неужели люди пришли на собрание чтобы послушать как вы читаете слайды? Почему бы просто не разослать их?

Вторая задача — это предоставление письменной, прикрывающей-вашу-задницу записи того, что было представлено. Раздавая слайды после собрания (или, что хуже, до него), выступающий уклоняется от написания формального отчета, и заботится о том, что сможет сослаться на полное одобрение, полученное на собрании.

Третья задача — облегчить вашим слушателям запоминание всего того, что вы сказали. Как если бы вы читали слайды, но лучше. В конце концов, если вы прочитали ваши слайды и затем раздали в аудитории дословную копию того, что вы прочитали, что же может быть с этим не так?

Коммуникация — это обмен эмоциями.

Если вы всего лишь хотите составить документ из фактов и данных, то отмените собрание и отправьте информацию в виде отчета. Если хотите, сделайте это в PowerPoint’e, но это не презентация, это отчет. Вы можете написать там что угодно, но даже ни на секунду не воображайте, что вы эффективно передаете какие-либо мысли.

Коммуникации дают понять окружающим вашу точку зрения, чтобы они могли осознать, что вас волнует (или печалит, или радует, или чтобы то ни было еще). Если вы не крутой писатель, это очень трудно сделать в виде отчета.

Эти три задачи большинства людей вступают в противоречие с тем, что должна делать хорошая презентация. Наш мозг имеет два полушария. Правое — это эмоции, музыка и настроение (творческое полушарие). Левое полушарие сфокусировано на информации, фактах и сухих данных (математически-логическое полушарие).

Когда вы демонстрируете людям свою презентацию, они хотят использовать оба полушария своего мозга. Так, они используют правое полушарие, чтобы оценить вашу манеру говорить, ваш стиль одежды и ваш язык тела. Зачастую, люди делают для себя вывод о вашей презентации уже на втором слайде. После чего уже слишком поздно озвучивать ключевые моменты для получения хороших результатов.

Вы можете разрушить процесс коммуникации мерзкой логикой и неподкрепленными фактами, но вы не можете завершить его без эмоций. Одной логики недостаточно. Если бы все основывалось на логике, никто не курил бы сигарет. Никто не боялся бы летать на самолетах. И любое рациональное предложение было бы принято. Нет, вам не победить с логикой. Логика необходима, но без эмоций вы не получите полной отдачи.

PowerPoint представляет удивительные возможности. Вы можете использовать экран для «эмоционального разговора» с аудиторией, точнее, с ее правым полушарием мозга (через глаза), а ваши слова будут идти через уши прямо к левому.

Это то что делает Стивен Спилберг. И у него это получается.

Продающий эффект

Если все в аудитории с вами согласны, вы не нуждаетесь в презентации, не так ли? Вы можете сэкономить уйму времени, распечатав проект на одной странице и раздав его каждому. Нет, причина по которой мы делаем презентации заключается в том, чтобы продать одну или более идей.

Но продавать трудно. Большинство людей даже не желают признавать, что они что-то продают. Поэтому, вместо того, чтобы воспользоваться шансом и на презентации попытаться продать [идею] людям, мы делаем наши презентации скучными. Какое расточительство.

Если вы верите в свою идею — продайте ее. Сделайте свою точку зрения как можно тверже и возьмите то, зачем пришли. Ваша аудитория будет благодарить вас за это, потому что глубоко в душе мы все хотим, чтобы нам что-то продали.

Четыре составляющих отличной презентации

Во-первых, делайте собственные карточки-шпаргалки (шоуноты, план, опорные пункты). Эта функция должны была быть встроена в PowerPoint, но ее там нет. Вы могли бы видеть свои шпаргалки на экране ноутбука, в то время как аудитория смотрит ваши слайды на стене. Увы, это не так. И вам приходится писать их «по старинке».

Используя свои карточки-шпаргалки, вы будете уверены в том, что скажете то, что хотите сказать.

Во-вторых, делайте слайды так, чтобы они подкрепляли ваши слова, а не повторяли. Создавайте слайды, которые подкрепляют сказанное эмоционально, которые доказывают не только их точность, но и справедливость.

Говорите о загрязнении Хьюстона? Вместо четырех конкретных пунктов из архивов EPA (Environmental Protection Agency — Агентство по Защите Окружающей Среды), почему бы не показать мне пару фото со стаей мертвых птиц, дымом и даже больными легкими? Удивительно, но это даже веселее. Но это также и эффективный способ коммуникации.

В-третьих, создайте письменный документ, который вы потом оставите аудитории. Внесите в него столько подробностей и примечаний, сколько хотите. Затем, когда начнете свою презентацию, скажите аудитории, что вы предоставите им все подробности после того, как она закончится. Тогда им не придется записывать все, что вы говорите.

ВАЖНО: Но не выдавайте все эти записанные тезисы в самом начале. Не надо! Если вы так сделаете, люди всё прочитают, пока вы говорите, и будут дальше игнорировать ваше выступление. Ваша же цель — напротив, заставить их расслабиться, довериться вам и следить за вашими эмоциональными и смысловыми акцентами на презентации.

В-четвертых, обеспечьте обратную связь. Если ваша презентация служит для утверждения проекта, раздайте людям соответствующую форму и убедите их утвердить проект, так, чтобы не было неопределенности в том, с чем они сейчас согласились.

Итак, что же у вас на слайдах?

Вот пять правил, необходимых для создания изумительных презентаций в PowerPoint:

1. Не более шести слов на слайд. ВСЕГДА.

2. Никаких низкокачественных изображений. Используйте профессиональные иллюстрации.

Найдите их в интернете или, что лучше, сделайте сами.

3. Никаких растворений, вращений и прочих эффектов. Ни одного.

Звуковые эффекты можно использовать пару раз в течении презентации, но никогда

не используйте те, которые встроены в PowerPoint. Вместо этого, берите звуки и музыку с дисков или интернета — это может послужить средством усиления эффекта Пруста (если не знаете, что это — можете погуглить).

5. Не раздавайте распечатки слайдов. Они заряжены эмоционально, и не будут работать без вашего участия. Если кто-то хочет «показать боссу» ваши слайды, скажите, что показывать можно только вместе с вами.

Эффект описывается просто: вы показываете слайд. Он вызывает эмоциональную реакцию у аудитории. Они сидят и внимательно ждут, что вы скажете в связи с этой картинкой. Потом, если вы все правильно сделали, каждый раз, когда ваш бывший зритель вспоминает о том, что вы говорили, он вызывает в памяти эту картинку (и наоборот).

Это сложно.

Но то, что вы делаете сейчас неэффективно и коренится в лени. В результате люди скучают и не идут с вами на контакт. Если вы как следует овладеете этой технологией, о которой здесь написано, вам будет гораздо легче создать впечатляющую презентацию. Аудитория, которая хочет услышать то, что вы собираетесь сказать, будет слушать, а вам будет проще добиться от нее желаемого.

Ведь это и есть ваша цель?

Вместо повторения в слайдах ваших ключевых тезисов, лучше организовать презентацию на эмоциональных эффектах, позволяя слайдам взять на себя ведущую роль.

Помните, что слайды не должны быть сами по себе. Можно в одном слайде поднимать тему, а в следующем — раскрывать ее.

Для начала пара примеров.

Допустим, вы работаете над некоммерческим проектом и создаете презентацию для своих меценатов из Компани Икс. Вы хотите получить побольше денег для программы по оказанию ветеранам войны социальной и медицинской помощи, которая им требуется.

Раньше вы бы начали с графической диаграммы роста количества пожилых ветеранов, потом поставили маркированный список из пяти пунктов, в котором перечислили меры по решению проблемы. Вместо этого — почему бы не использовать эмоциональное тематическое фото?

И вот, когда аудитория вздыхает над этими снимками, расскажите историю. Рассказывайте в таком стиле, как будто беседуете с коллегами. Объясните, почему вы хотите осуществить такую программу и кому она должна помочь. Затем упомяните все факты и статистику, которую вы готовы предъявить аудитории в течение следующих нескольких минут. Покажите пару фотографий людей, которые уже участвуют в вашей программе. Также покажите фото тех, кому вы уже помогли и они уже не нуждаются в вас.

Или кое-что попроще. Допустим, вы пытаетесь уговорить босса выделить бюджет на редизайн сайта. Вам кажется, что ваши конкуренты выигрывают рыночную долю за счет того, что у вас такой отстойный сайт.

Вместо того, чтобы убеждать начальника статистикой, покажите сам сайт. Сделайте 10 скриншотов, иллюстрирующих, например, процесс покупки чего-либо в вашем интернет-магазине.

Потом проиллюстрируйте таким же образом процесс покупки на сайте конкурента. На это уйдет 30 секунд, но по завершении станет ясно: вы обнаружили насущную потребность вашей аудитории. Покажите проблему — и проще станет пролоббировать свое решение.

Извинения

Извините, что эта статья так коротка. На самом деле, если бы я не потратил на нее так много времени, она была бы длиннее. Все, что я только что описал — элементарно, эффективно и… сложно. Вы будете сопротивляться. Вы будете говорить, что ваша компания работает иначе. Но вы вспомните, как последний раз кто-то провалил презентацию используя старый подход.

Делая её краткой, яркой и преувеличенной, я ставил себе целью соблазнить вас попробовать. Сделайте это без всяких отговорок.

Я надеюсь, что вы все же рискнете, хотя это и маловероятно. Если что-то настолько важно, что десять (или сто) человек собираются в одной комнате, то на мой взгляд это следует делать хорошо. Вы можете не быть таким же высоким, как Авраам Линкольн или таким же красноречивым, как Уинстон Черчилль, но вы способны делать замечательные презентации. Наслаждайтесь.

SETH GODIN — автор бестселлеров «Permission Marketing», «Unleashing the Ideavirus» и «The Big Red Fez». Его новая книга, «Survival is Not Enough», должна выйти в издательстве Free Press в Январе 2002 года. И его презентации в PowerPoint нескучны.

——————————————————————————-
http://translated.by/you/really-bad-powerpoint-and-how-to-avoid-it/into-ru/trans/
© ©2001, Do You Zoom, Inc.
Оригинал (английский): Really Bad PowerPoint (and how to avoid it) (http://www.sethgodin.com/freeprize/reallybad-1.pdf)
Перевод: © andio, setelogia, Vasily, vnon, Server, the_corrector, Sapiens, Марина, levko2000, Стас, .silent, Александр.

translated.by переведено толпой

Возможно, Вас заинтересует также информация по следующим ключевым словам, которую обычно ищут на моем сайте
скачать excel пробная версия
карта загрязнения мексиканского залива
windows 7 rus torrent
спутник в 3d
карта со спутника в реальном времени
майкрософт офис ворд 2003 бесплатно

Метки:, , ,

, ,